9. člen
(izvedba hrambe in spremljanje izvajanja notranjih pravil)
(1)
Osebe, ki hranijo dokumentarno ali arhivsko gradivo v digitalni obliki, morajo vse dejavnosti zajema, hrambe in druge dejavnosti v zvezi s tem gradivom ves čas izvajati v skladu z zakonom, to uredbo, enotnimi tehnološkimi zahtevami in svojimi notranjimi pravili ter pravili stroke.
(2)
Osebe, ki hranijo dokumentarno ali arhivsko gradivo v digitalni obliki, morajo spremljati izvajanje notranjih pravil, pri čemer se presoja učinkovitost izvajanja notranjih pravil ter učinkovitost delovanja informacijskega sistema za hrambo in drugih informacijskih sistemov. Presoja se opravi glede na zahteve zakona, te uredbe, enotnih tehnoloških zahtev, notranjih pravil in ugotovitev iz faze priprav na zajem in hrambo.
(3)
Preverjanje se izvaja kot notranje spremljanje, pri hrambi posebej pomembnega gradiva pa se na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva izvaja tudi kot zunanje preverjanje. Notranje spremljanje izvede posameznik ali skupina presojevalcev, ki jih določi poslovodni organ. Zunanje preverjanje izvede preizkušeni revizor informacijskih sistemov.
(4)
Izvajanje notranjih pravil se spremlja na podlagi predhodnega načrta presoje, ki vsebuje tudi merila za presojo posameznih zahtev iz prvega odstavka tega člena.
(5)
Po končanem preverjanju se pripravi poročilo, ki vsebuje ugotovitve o izpolnjevanju ali odstopanju od zahtev iz prvega odstavka tega člena in predlagane ukrepe za odpravo odstopanj ter rok za njihovo izvedbo. V prilogi k poročilu se ustrezno dokumentirajo podatki, na podlagi katerih so bile oblikovane ugotovitve v poročilu.
(6)
Če so v poročilu predlagani ukrepi za odpravo odstopanj, poslovodni organ zagotovi izvedbo ukrepov v predlaganih rokih ter ponovno preverjanje pravilne izvedbe ukrepov.
(7)
Po prvem uspešnem preverjanju poslovodni organ določi načrt rednega periodičnega preverjanja. Načrt mora vsebovati preverjanje izvajanja vseh določb notranjih pravil in učinkovitosti vseh informacijskih sistemov najmanj vsaki dve leti ter glede pomembnega gradiva ali večjih količin gradiva ali na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva najmanj letno preverjanje.