8. člen
(zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil in potrditev)
(1)
Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil (priloga 5 k tej uredbi) osebno, po pošti ali elektronsko prek enotnega državnega portala e-uprava.
(2)
Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil mora obvezno obsegati tudi potrebne informacije za izvedbo faze priprav na zajem in hrambo, obrazložitev posameznih določb, opis namena vzorčnih notranjih pravil in določitev oseb, ki lahko prevzamejo vzorčna notranja pravila, ter izjavo o pogojih za prenos potrebnih avtorskopravnih upravičenj na te osebe.
(3)
Vzorčna notranja pravila morajo biti sestavljena tako, da jih osebe lahko prevzamejo v celoti in nedvoumno glede vseh dejavnosti, katerih izvajanje načrtujejo (npr. zajem in pretvorba, hramba, uničevanje itd.).
(4)
Če Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil vsebuje vse predpisane sestavine v celoti ter so predložena vzorčna notranja pravila v skladu z zakonom, to uredbo in enotnimi tehnološkimi zahtevami, predložena vzorčna notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil ter tudi javno objavi celotno vsebino pravil in sestavine zahteve iz drugega odstavka tega člena.
(5)
Če Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil ne vsebuje vseh predpisanih sestavin v celoti ali da predložena vzorčna notranja pravila niso v skladu z zakonom, to uredbo ali enotnimi tehnološkimi zahtevami, predloženih vzorčnih notranjih pravil ne potrdi in vpis v register potrjenih notranjih pravil zavrne. Lahko pa osebi pred tem določi rok za odpravo pomanjkljivosti in vzorčnih notranjih pravil ne potrdi ter vpis zavrne šele po izteku tega roka, če oseba pomanjkljivosti ne odpravi.
(6)
Arhiv Republike Slovenije ob potrditvi ali pozneje zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka določi tudi rok, v katerem je treba vzorčna notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v ponovno potrditev. Rok se vpiše v register potrjenih notranjih pravil, o njegovi določitvi pa je treba obvestiti osebo, ki je zahtevala vpis v register, in osebe, ki so prevzele vzorčna notranja pravila in o tem obvestile Arhiv Republike Slovenije. Če v določnem roku ne pride do ponovne potrditve, arhiv vzorčna notranja pravila izbriše iz registra potrjenih notranjih pravil.