5. člen
(notranja pravila)
(1)
Notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva morajo vsebovati najmanj:
1.
določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja;
2.
določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj:
a)
določbe o sprejemanju gradiva;
b)
določbe o razvrščanju (klasificiranju);
c)
določbe o dodeljevanju (signiranju);
d)
določbe o evidentiranju gradiva;
e)
določbe o evidentiranju posebnih vrst gradiva;
f)
določbe o odpravi gradiva;
g)
določbe o zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva;
h)
določbe o kratkoročni hrambi dokumentarnega gradiva;
i)
določbe o odbiranju, pretvorbi in dolgoročni hrambi dokumentarnega gradiva;
j)
določbe o izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva;
k)
določbe o zagotavljanju varstva gradiva in morebitno potrebnem zagotavljanju neprekinjenega poslovanja;
l)
določbe o vodenju dnevnikov in sestavi zapisnikov;
m)
določbe o notranjem in morebitnem zunanjem nadzoru;
n)
določbe o vzpostavitvi, prehodnem obdobju ter morebitnem masovnem zajemu in pretvorbi;
3.
določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj:
a)
določbe o prostorih in lokacijah;
b)
določbe o osebju, kar obsega predvsem pristojnosti in naloge posameznih članov osebja, določila o posebnih pooblastilih članov osebja, zahtevane pogoje za osebje in določila o morebitnih zunanjih sodelavcih;
c)
določbe o fizičnem varovanju infrastrukture, kar obsega predvsem določila o dostopu v prostore, ravnanju s strojno opremo in odpadki ter o vnosu in iznosu opreme in materiala;
d)
določbe o razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju;
e)
določbe o preizkušanju ustreznosti infrastrukture;
f)
določbe o elektronskem oziroma programskem varovanju, kar obsega predvsem določila o varnostnih nastavitvah ter uporabi informacijsko-komunikacijskih sredstev in opreme ter določila o prijavi v sistem, varnostnih kopijah in podobno;
g)
določbe o notranjem nadzoru, kar obsega predvsem operativno izvedbo in spremljanje dogodkov (kontrola fizičnega dostopa, kontrola pooblastil, poročanje o varnostnih vprašanjih in podobno);
h)
določbe o ukrepih ob nepredvidenih dogodkih;
i)
določbe o neprekinjenem poslovanju;
4.
določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti.
(2)
Notranja pravila o hrambi arhivskega gradiva morajo poleg sestavin iz prejšnjega odstavka vsebovati še najmanj:
1.
dodatne določbe o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva;
2.
dodatne določbe o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva;
3.
dodatne določbe o pretvorbi in dolgoročni hrambi arhivskega gradiva;
4.
določbe o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izročitvi pristojnim arhivom;
5.
določbe o izročanju arhivskega gradiva in sodelovanju s pristojnim arhivom.
(3)
Ne glede na določbe prvega in drugega odstavka tega člena notranja pravila organov, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju ali drugimi istovrstnimi predpisi, ne vsebujejo določb o vprašanjih, ki so urejena že s temi predpisi.