88. člen
(evidenca fondov in zbirk)
(1)
Evidenca fondov in zbirk je razvrščena po signaturah fondov in zbirk in vsebuje te podatke:
-
signaturo fonda oziroma zbirke,
-
ime fonda oziroma zbirke,
-
klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke,
-
ime oziroma imena ter obdobje obstoja ustvarjalca arhivskega gradiva,
-
začetno in končno leto obdobja, v katerem je arhivsko gradivo nastalo,
-
količino arhivskega gradiva v tekočih metrih in številu tehničnih enot,
-
datum oziroma datume prevzema arhivskega gradiva v arhiv,
-
ime izročitelja oziroma izročiteljev.
(2)
Podatki se vpisujejo v evidenco fondov in zbirk v petnajstih dneh po prevzemu arhivskega gradiva v arhiv, po končanem delih pri arhivskem gradivu ali po kakršni koli spremembi podatkov v zvezi z arhivskim gradivom.
(3)
Dosjeji fondov in zbirk sestavljajo dokumentacijo k evidenci fondov in zbirk ter obsegajo najmanj:
-
podatke o ustanovitvi, statusnih spremembah, prenehanju, notranji organiziranosti in dejavnostih ustvarjalca arhivskega gradiva,
-
dokumentacijo o prevzemu arhivskega gradiva v arhiv, vključno s popisom prevzetega gradiva,
-
zapisnike in zaznamke o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost arhivskega gradiva,
-
zapisnike in zaznamke o stanju urejenosti arhivskega gradiva pred začetkom del,
-
podatke o strukturi fonda,
-
zapisnik o načinih, na podlagi katerih je bilo gradivo valorizirano, urejeno in popisano,
-
seznam kategorij nepotrebnih delov gradiva, ki so bili v arhivu izločeni, z utemeljitvijo,
-
dokumentacijo o potrebnih in opravljenih konservatorskih oziroma restavratorskih delih pri arhivskem gradivu,
-
dokumentacijo o potrebnem in opravljenem mikrofilmanju, skeniranju ali drugačnem kopiranju arhivskega gradiva,
-
v arhivu izdelane pripomočke za uporabo arhivskega gradiva.
(4)
Arhiv Republike Slovenije vodi:
1.
zbirno evidenco fondov in zbirk,
2.
evidenco o arhivskem gradivu, ki je zunaj države ter se nanaša na Slovenijo in Slovence,
3.
evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.
(5)
Evidence iz prejšnjega odstavka in dokumentacijska podpora se hranijo trajno.