12. člen
(zajem in pretvorba izvirnega dokumentarnega gradiva v fizični obliki)
(1)
Postopek zajema izvirnega dokumentarnega gradiva v fizični obliki in pretvorbe v digitalno obliko mora omogočati najmanj:
1.
evidentiranje in upravljanje vseh enot dokumentarnega gradiva ne glede na fizični nosilec, način nastanka in druge značilnosti;
2.
primerno klasifikacijo zajetega dokumentarnega gradiva;
3.
pravilen zajem in pretvorbo reprodukcije vsebine izbrane enote dokumentarnega gradiva v fizični obliki v elektronsko obliko, ki:
-
zagotavlja reprodukcijo bistvenih sestavin vsebine izvirnega gradiva glede na naravo in namen posameznih enot izvirnega gradiva;
-
zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke (dodatni podatki, ki potrjujejo enako avtentičnost zajetega gradiva, kot jo je imelo izvirno gradivo, datum nastanka, podatki o postopku zajema in pretvorbe, podatki o strojni in programski opremi, s katero sta bila opravljena pretvorba in zajem, itd.) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov;
-
posebej in jasno ločeno od izvirnih podatkov shrani in označi dodane podatke (dodatni podatki za zagotavljanje avtentičnosti, metapodatki itd.) ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in izvirnem gradivu;
-
zagotavlja uporabnost vsebine izvirnega dokumentarnega gradiva;
4.
samodejno in ročno kontrolo pravilnosti zajema in pretvorbe reprodukcije vsebine in metapodatkov;
5.
varnost in nespremenljivost zajetega in pretvorjenega dokumentarnega gradiva po pravilnem zajemu;
6.
možnost zajema ter poznejše poprave napak pri zajemu in pretvorbi in upravičenega dopolnjevanja metapodatkov samo s strani pooblaščenih oseb in z zagotavljanjem jasne revizijske sledi takih popravkov ali dopolnitev.
(2)
Za potrebe dolgoročne hrambe dokumentarnega gradiva se kot ustrezen zajem in pretvorba štejeta tudi zajem in pretvorba gradiva iz fizične oblike v zapis, primeren za hrambo na mikrofilmu.
(3)
Arhiv Republike Slovenije z enotnimi tehnološkimi zahtevami predpiše postopke zajema, pretvorbe, kontrole itd. ter kako in v kakšno obliko zapisa mora biti opravljena pretvorba in kateri metapodatki morajo biti obvezno zajeti za posamezne vrste dokumentarnega gradiva.