4. člen
(priprava na zajem in hrambo)
(1)
Predhodna raziskava obsega ugotovitve glede poslanstva organizacije, notranje organizacije, poslovnih in pravnih zahtev ter bistvenih vplivov oziroma področij tveganj za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Predhodna raziskava se pripravi tako, da se določi obseg raziskave, zberejo informacije iz različnih virov (predpisi, interni dokumenti, strokovna literatura, pogovori z odgovornimi osebami itd.) in se ustrezno dokumentirajo ter pripravi poročilo o ugotovitvah predhodne raziskave.
(2)
Na podlagi ugotovitev predhodne raziskave se opravi analiza poslovnih aktivnosti, ki obsega popis posameznih poslovnih aktivnosti ter potrebnih virov dokumentarnega gradiva. Pri analizi poslovnih aktivnosti se glede večjega obsega gradiva, glede posebej pomembnega gradiva ali na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva pripravi tudi študija upravičenosti ali študija izvedljivosti elektronske hrambe.
(3)
Na podlagi ugotovitev predhodne raziskave in analize poslovnih aktivnosti se določijo zahteve glede ustvarjanja in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva za potrebe dokumentiranja poslovanja organizacije v skladu z veljavnimi predpisi in poslovnimi potrebami (določitev virov, določitev in popis zahtev, ugotovitev skladnosti načrtovanih rešitev z zahtevami).
(4)
Ocena obstoječih sistemov mora obsegati presojo skladnosti obstoječih informacijskih sistemov za hrambo ali upravljanje in drugih informacijskih sistemov z ugotovljenimi potrebami in zahtevami za hrambo. Ocena se pripravi tako, da se najprej popišejo obstoječi informacijski sistemi v organizaciji ter nato oceni, ali in koliko so izpolnjene potrebe in zahteve, ter pripravi pisna ocena ugotovljenih prednosti in pomanjkljivosti obstoječih sistemov in načinov dela. Pri oceni se glede večjega obsega gradiva, glede posebej pomembnega gradiva ali na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva pripravi tudi analiza tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje.
(5)
Načrtovanje hrambe in vzpostavitve informacijskega sistema za hrambo obsega določitev ukrepov in aktivnosti ter potrebnih informacijskih in drugih rešitev, potrebnih za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti ter za zagotavljanje skladnosti z ugotovljenimi potrebami in zahtevami glede elektronske hrambe. Načrtovanje mora obsegati pregled razpoložljivih ukrepov in rešitev, izbor najustreznejših z analizo njihovih prednosti, pomanjkljivosti, priložnosti in nevarnosti v konkretnem primeru ter pripravo akcijskega načrta in projektne dokumentacije za organizacijo elektronske hrambe in vzpostavitev informacijskega sistema za hrambo (pravila glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, bistvena pravila ter popis postopkov in vlog odgovornih oseb, uporabniške, poslovne in tehnološke zahteve za informacijski sistem za hrambo in upravljanje, načrt usposabljanja, načrt organizacijskega in tehnološkega vzdrževanja ter neprekinjenega poslovanja, načrt vzpostavitve elektronske hrambe ter načrt prehoda na novo organizacijo in nov informacijski sistem ter s tem povezane morebitne pretvorbe gradiva iz ene oblike v drugo).