11. člen
(zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki)
(1)
Postopek zajema izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora omogočati najmanj:
1.
evidentiranje in upravljanje vseh enot dokumentarnega gradiva ne glede na obliko zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2.
primerno klasifikacijo zajetega dokumentarnega gradiva;
3.
pravilen zajem vsebine dokumentarnega gradiva, ki:
-
zajame vse ključne vsebinske podatke;
-
zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo avtentičnost gradiva, podatki o obliki in prikazu ter o strukturi in obnašanju enote dokumentarnega gradiva (npr. vse sestavine elektronskega dokumenta s prilogami oziroma spletne strani s povezavami, vsi podatki in potrdila, ki se nanašajo na elektronski podpis ali časovni žig, dodatni podatki, ki potrjujejo enako avtentičnost zajetega gradiva, kot jo je imelo izvirno gradivo, datum nastanka, podatki o postopku zajema, podatki o strojni in programski opremi, v kateri je bila enota dokumentarnega gradiva ustvarjena itd.), ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov;
-
omogoča zajem in shranjevanje spletnih strani tako, da v zadostni meri za varstvo arhivskega gradiva hkrati zajame in shrani izvorno obliko zapisa posamezne spletne strani, vključno s povezavami in drugimi podatki, ki so potrebni za njen prikaz, ter zajeto sliko zaslona spletne strani v obliki zapisa za dolgoročno hrambo;
-
posebej in jasno ločeno od izvirnih podatkov shrani in označi dodane podatke (dodatni podatki za zagotavljanje avtentičnosti, drugi metapodatki itd.) ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in izvirnem gradivu;
-
zagotavlja uporabnost vsebine izvirnega dokumentarnega gradiva;
4.
samodejno in ročno kontrolo pravilnosti zajema vsebinskih podatkov in metapodatkov ter zadostno število kontrol pravilnosti in kakovosti pretvorbe, da se odpravijo napake oziroma odstopanja;
5.
hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljene metode in postopki redno zagotavljajo zanesljiv zajem;
6.
varnost in nespremenljivost zajetega dokumentarnega gradiva po pravilnem zajemu;
7.
možnost zajema ter poznejše poprave napak pri zajemu in upravičenega dopolnjevanja metapodatkov samo s strani pooblaščenih oseb in z zagotavljanjem jasne revizijske sledi takih popravkov ali dopolnitev.
(2)
Arhiv Republike Slovenije z enotnimi tehnološkimi zahtevami predpiše postopke (zajem, kontrola itd.) ter kateri vsebinski podatki in metapodatki morajo biti obvezno zajeti za posamezne vrste dokumentarnega gradiva.