3. člen
(faze priprave in organizacije)
Vsaka oseba, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v digitalni obliki, mora slediti tem fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe:
1.
priprava na zajem in hrambo, ki zajema:
a)
predhodno raziskavo,
b)
analizo poslovnih aktivnosti (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti, priprava študije izvedljivosti),
c)
določitev zahtev za hrambo,
č)
ocena obstoječih sistemov (priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje),
d)
načrtovanje hrambe in vzpostavitve informacijskega sistema za hrambo;
2.
priprava in sprejetje notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;
3.
izvedba hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor);
4.
spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru, reorganizacije.