Državno pravobranilstvo vodi evidenco zadev, ki jih obravnava, na obrazcih, predpisanih z DPR. To so vpisniki in pomožne knjige. Vpisniki se vodijo računalniško.
Zadeve se vpisujejo v posamezne vpisnike glede na vrste postopkov in zadev. Generalni državni pravobranilec po potrebi odredi odprtje novega ali zaprtje obstoječega vpisnika.
Vpisniki in pomožne knjige morajo vsebovati vse predpisane podatke ter biti programsko urejeni po določbah DPR.
Za šifrante, ki se uporabljajo pri vpisnikih, je z letnim razporedom dela določena pravobranilska oseba na sedežu. Ta skrbi za dopolnitve oziroma spremembe šifer po predhodnem dogovoru z vodjo pisarne oddelka za vpisnik, v katerem bo sprememba vpisana, v soglasju z generalnim državnim pravobranilcem.
Podatki iz vpisnikov so tudi podlaga za statistična in druga poročila.