Kadar se obstoječi spis prenese iz enega v drug vpisnik in kadar se prenaša nerešena zadeva ali ponovno aktivira že zaključena zadeva, se v popisu spisa zaporedne številke zdržema nadaljujejo, vendar se na prazno vrstico, ki se nanaša na nov vpisnik, vpiše z rdečim svinčnikom označba novega vpisnika.
Če Državno pravobranilstvo odpre spis na podlagi spisa, ki ga prejme od stranke, ki je sama vodila postopek, se vpiše v popis spisa pod zap. št. l vloga, s katero je bila zadeva odstopljena, nato pa vse vloge kronološko po datumu pisanja, na katero se nanašajo, z navedbo števila prilog.
V popis spisa se vpisujejo tudi vrnjene pošiljke, ki niso bile vročene.