4. člen se spremeni tako, da se glasi:
"4. člen
(dokazila o izpolnjevanju pogojev)
(1)
Organ za potrjevanje izkaže izpolnjevanje pogojev iz prejšnjega člena z naslednjimi listinami:
1.
aktom o ustanovitvi ali statutom organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje;
2.
aktom ali drugim uradnim dokumentom, iz katerega je razvidna notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje;
3.
listino, s katero je vodstvo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, imenovalo osebo, ki je odgovorna za vodenje sistema kakovosti;
4.
listinami, s katerimi je vodstvo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, pooblastilo osebe, ki vodijo in odločajo v upravnem postopku;
5.
poslovnikom kakovosti;
6.
pogodbo oziroma drugo listino, ki v primeru iz tretjega odstavka prejšnjega člena dokazuje, da so pogoji iz prejšnjega člena izpolnjeni tudi v primeru, ko se posamezne naloge v postopku uradne potrditve izvajajo z zunanjimi laboratoriji ali strokovnimi delavci.
(2)
Ne glede na določbe prejšnjega odstavka lahko organ za potrjevanje, ki je za uradno potrjevanje semenskega materiala kmetijskih rastlin akreditiran v skladu s standardom ISO/IEC 17020:2004 – Splošna merila za delovanje različnih organov, ki izvajajo kontrolo, ali s standardom EN 45011:1998 – Splošna merila za certifikacijske organe za področje certificiranja sistemov proizvodov, izkaže izpolnjevanje pogojev iz prejšnjega člena z akreditacijsko listino, ki mu jo je podelil pristojni akreditacijski organ.
(3)
Poslovnik kakovosti iz pete alinee prvega odstavka tega člena mora vsebovati elemente, določene s standardom ISO/IEC 17020:2004 – Splošna merila za delovanje različnih organov, ki izvajajo kontrolo, ali s standardom EN 45011:1998 – Splošna merila za certifikacijske organe za področje certificiranja sistemov proizvodov, ali najmanj:
1.
izjavo o politiki kakovosti;
2.
navedbo pravno-organizacijske oblike;
3.
organizacijsko shemo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, ki prikazuje razporeditev odgovornosti in dodelitev nalog ter pooblastil za vse zaposlene;
4.
obseg pooblastil in odgovornosti vsakega posameznika;
5.
osebno ime, izobrazbo, delovne izkušnje in dodatno strokovno usposobljenost osebe, ki je v celoti odgovorna za to, da se naloge uradne potrditve izvajajo v skladu s predpisi, navedenimi v 5. členu tega pravilnika;
6.
osebna imena, izobrazbo, delovne izkušnje in dodatno strokovno usposobljenost oseb, odgovornih za odločanje v postopku uradne potrditve;
7.
osebna imena strokovnih delavcev organa za potrjevanje in zunanjih sodelavcev, s podatki o njihovi izobrazbi, dodatni strokovni usposobljenosti in delovnih izkušnjah in podatki o njihovih pooblastilih in odgovornosti pri izvajanju posameznih nalog v postopku uradne potrditve;
8.
seznam predpisov, metod in postopkov ter drugih aktov, ki so podlaga za izvajanje uradne potrditve, vključno s podatkom o organu oziroma osebi, odgovorni za njihov sprejem;
9.
navodila za izvajanje metod in postopkov potrjevanja, specifična za posamezne skupine kmetijskih rastlin; sestavni del navodil morajo biti obrazci, ki se uporabljajo v postopku uradne potrditve: prijava za uradno potrditev, zapisniki o pregledih, zapisnik o vzorčenju, uradne etikete, potrdila o uradni potrditvi;
10.
navodila za izvajanje administrativnih postopkov, vključno s kontrolo dokumentov;
11.
postopke nadzora zunanjih laboratorijev ali zunanjih strokovnih sodelavcev;
12.
postopke za vodenje notranjega nadzora, zlasti:
a)
postopke ravnanja, kadar strokovni delavci iz kakršnegakoli razloga ravnajo v nasprotju s poslovnikom kakovosti. Kadar tako ravnanje vpliva na rezultate potrjevanja, mora poslovnik kakovosti določati, da se delo takoj prekine. Z delom se nadaljuje po odpravi napak;
b)
ukrepe za odpravo napak;
13.
postopke ravnanja v primeru pritožb in sporov.
(4)
Poslovnik kakovosti iz prejšnjega odstavka mora organ za potrjevanje redno dopolnjevati glede na nastale spremembe.".