Generalni sekretar Državnega zbora oziroma sekretarji delovnih teles tekoče pisno obveščajo Komisijo Državnega zbora za volitve, imenovanja in administrativne zadeve o odsotnostih poslancev, pri čemer navedejo tudi razlog odsotnosti.
Poslanec je dolžan tekoče posredovati Komisiji Državnega zbora za volitve, imenovanja in administrativne zadeve dokazila o opravičeni odsotnosti iz prve, druge in tretje alinee 44. člena poslovnika Državnega zbora.
V službi Komisije Državnega zbora za volitve, imenovanja in administrativne zadeve se zbirajo dokazila o opravičeni odsotnosti ter se evidentirajo in arhivirajo v osebnih mapah poslancev.