Ob odvzemu vzorcev mora pooblaščena oseba uradnega kontrolnega laboratorija oziroma pristojnega organa za zdravila izdati pravni ali fizični osebi, pri kateri je bil opravljen odvzem zdravila za kontrolo kakovosti, potrdilo o odvzetih vzorcih.
Potrdilo o odvzetih vzorcih vsebuje najmanj podatke o odvzeti količini in vrsti zdravila, datumu odvzema in podpis pooblaščenih oseb iz 27. in 29. člena tega pravilnika.
Pooblaščena oseba, ki izvaja odvzem vzorcev, mora voditi zapisnik na način, ki omogoča sledljivost. Zapisnik o odvzemu vzorcev za redno kontrolo kakovosti zdravila mora izdati v osmih dneh po opravljenem odvzemu v štirih izvodih. Po en izvod zapisnika dobijo pravna ali fizična oseba, kjer je bil opravljen odvzem vzorcev, imetnik dovoljenja za promet oziroma imetnik dovoljenja za promet paralelno uvoženega zdravila, pristojni organ za zdravila in uradni kontrolni laboratorij.