Podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, potrebne za odločanje v upravnih in drugih javnopravnih stvareh, pridobiva organ, ki vodi postopek (v nadaljevanju: organ).
Organ stranko seznani, da lahko osebne podatke, ki se nanašajo nanjo, predloži tudi sama, oziroma da lahko v skladu z zakonom organu pisno prepove pridobivanje teh podatkov.
Osebne podatke, ki se ne nanašajo na stranko, lahko organ pridobiva samo na podlagi zakona.
Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, lahko organ pridobiva samo na podlagi zakona ali izrecne pisne privolitve stranke, na katero se ti podatki nanašajo.