14. člen
NALOGE IN MERILA ZA AKREDITACIJO AGENCIJE SAPARD
Republika Slovenija zagotovi, da agencija SAPARD izpolnjuje tu navedene naloge in merila.
1 NALOGE
1.1 Odobravanje obveznosti in plačil: cilj te naloge je določitev višine zneska, ki se izplača upravičencu ali njegovemu pooblaščencu oziroma pooblaščencem v skladu z določbami tega sporazuma, zlasti s tistimi, ki se nanašajo na upravičenost vlog za odobritev in zahtevkov za izplačilo, skladnost s prevzetimi obveznostmi v zvezi z odobravanjem projektov, postopke za pripravo javnih razpisov in sklepanje pogodb ter na preverjanje opravljenega dela ali storitev.
1.2 Izvrševanje plačil: cilj te naloge je dajanje navodil banki agencije ali v določenih primerih vladnemu uradu za plačila, da upravičencu (ali njegovemu pooblaščencu oziroma pooblaščencem) plača odobreni znesek.
1.3 Računovodstvo obveznosti in plačil: cilj te naloge je evidentiranje obveznosti in plačil v posebne poslovne knjige agencije za izdatke programa SAPARD, ki je običajno v obliki sistema za računalniško obdelavo podatkov, in priprava obdobnih obračunov izdatkov, kamor spadajo tudi obdobna in letna poročila za Komisijo. V poslovnih knjigah se evidentirajo tudi podatki o dolgovih, ki jih je treba izterjati.
1.4 Kontrola: cilj te naloge je preverjanje dejstev, ki so podlaga za vloge in zahtevke, da se ugotovi njihova skladnost s tem sporazumom ter s pogoji prevzetih obveznosti med agencijo SAPARD in upravičencem. Kontrole po potrebi vključujejo preverjenja pred izbiro projekta, ponovno merjenje, preverjanje količine in kakovosti dobavljenega blaga ali opravljenih storitev, analizo ali kontrolo vzorcev, preverjanja pred izplačili in morebitne posebne določbe za izvajanje tega sporazuma glede upravičenosti izdatkov. Za ugotavljanje upravičenosti se pri teh kontrolah lahko zahtevajo tudi tehnični oziroma strokovni pregledi, kamor spadajo ekonomsko finančne ocene ter preverjanja, ki so specifično kmetijske, tehnične ali znanstvene narave.
1.5 Poročanje: cilj te naloge je zagotoviti, da se o napredku pri posameznih projektih in ukrepih poroča na način, ki zagotavlja uspešno in učinkovito izvajanje ukrepa.
2 MERILA
2.1 Upravna organiziranost agencije SAPARD mora zagotavljati ločitev treh nalog: odobravanja, izvrševanja in računovodstva. Za vsako od teh nalog mora biti odgovorna druga upravna podenota, katere pristojnosti so opredeljene v organizacijski shemi.
2.2 Agencija SAPARD sprejme naslednje postopke ali postopke, ki dajejo enakovredna jamstva:
2.2.1 Agencija SAPARD določi podrobne pisne postopke za sprejem, evidentiranje in obdelavo vlog za odobritev projekta, zahtevkov za izplačilo, računov in spremljajoče dokumentacije ter poročil o kontrolah, vključno z opisom vseh dokumentov, ki naj bi se uporabljali.
Ti postopki morajo zagotoviti, da se obdelajo samo zahtevki za izplačilo ali izbrani projekti, ki so v skladu z merili za izbiro projektov; zagotoviti morajo tudi vzdrževanje projektnega spisa z vso ustrezno dokumentacijo za revizijo projekta.
2.2.2 Ločitev nalog mora biti takšna, da noben uradnik na nobenem projektu ni hkrati odgovoren za več kot eno delovno nalogo odobravanja projektov, odobravanja plačil, izvrševanja plačil ali računovodstva plačil. Delo vsakega uradnika, ki opravlja katere od teh nalog, mora nadzorovati drug uradnik. Naloge vsakega uradnika morajo biti pisno določene in določene morajo biti tudi finančne omejitve njegovih pooblastil. Zagotoviti je treba ustrezno usposabljanje delavcev in delavci na občutljivih delovnih mestih morajo krožiti ali pa morajo biti dodatno nadzorovani.
2.2.3 Vsak uradnik, odgovoren za odobravanje, mora imeti na voljo podrobne kontrolne liste preverjanj, ki jih mora izvesti, in v spremljajoči dokumentaciji zahtevka potrditi, da so bila preverjanja izvedena. Potrditev se lahko izvede elektronsko skladno z zahtevami kontrol iz točke 2.2.6.
Preverjanja, ki jih opravijo nadrejeni delavci, se evidentirajo. Analiza, ocenjevanje odobravanje projektov morajo biti v pisni obliki. Analiza projekta se izvaja po načelih urejenega finančnega upravljanja.
2.2.4 Vloga ali zahtevek se odobri šele, ko se izvede zadostno preverjanje, da se preveri in potrdi skladnost s tem sporazumom. Ta preverjanja obsegajo preverjanja, ki jih zahtevajo določbe za posamezen ukrep, v okviru katerega je zaprošena pomoč, in preverjanja za preprečevanje in odkrivanje prevar in nepravilnosti, pri čemer se posebej upošteva tveganje.
Kot del naloge odobravanja se preverjajo vloge tako, da se ugotovijo izpolnjevanje pogojev, upravičenost, popolnost dokumentov, pravilnost spremljajoče dokumentacije, datum prejema.
Vsa preverjanja, ki jih je treba opraviti, morajo biti navedena v kontrolnem listu in potrjena za vsako posamezno vlogo in zahtevek oziroma za vsak sveženj vlog ali zahtevkov.
V zvezi z opravljenimi storitvami ali dobavljenim blagom preverjanje obsega:
– kontrolo dokumentacije: zagotoviti, da se podatki o količini, kakovosti in cenah blaga in storitev na računih ujemajo z naročenim;
– fizično kontrolo: zagotoviti, da se količina in kakovost blaga ali storitev ujemata s količino in kakovostjo na računu ali obrazcu zahtevka.
Ta kontrola se lahko opravlja tudi sproti med opravljanjem storitev, t. j. ob začetnem ali vmesnih plačilih.
2.2.5 Postopki morajo zagotoviti, da se plačilo izvede samo upravičencu na njegov bančni račun ali njegovemu pooblaščencu. Plačilo izvrši banka agencije, lahko pa tudi vladni urad za plačila, ali pa se plačilo izvrši po pošti s čekom, praviloma v 5 dneh od datuma obremenitve evro računa SAPARD.
Vsa plačila, za katera prenosi niso bili izvršeni, se ponovno knjižijo v dobro evro računa SAPARD v 5 dneh po uradnem obvestilu, da prenosi niso bili izvršeni.
Zneski s čekov, ki niso bili unovčeni v roku njihove veljavnosti, se knjižijo v dobro evro računa SAPARD v 5 dneh po uradnem obvestilu, da čeki niso bili unovčeni.
Nobeno plačilo se ne sme izvesti gotovinsko. Odobritev pristojnega uradnika in njegovega nadrejenega se lahko izvede elektronsko, če je zagotovljena ustrezna stopnja varnosti in se istovetnost podpisnika vnese v elektronsko evidenco.
2.2.6 Če se vloge, zahtevki ali računi obdelujejo računalniško, mora biti dostop do računalniškega sistema varovan in nadzorovan tako, da:
(a)
se vse podatke, ki se vnesejo v sistem, pravilno potrdijo kot veljavni, da se zagotovi, da se napake pri vnosu odkrijejo in popravijo in da so opravljena logična preverjanja, s katerimi se odkrijejo neskladni ali nenavadni podatki;
(b)
podatkov ne more vnašati, spreminjati ali potrjevati kot veljavne nihče drug razen pooblaščenih uradnikov, ki so jim dodeljena osebna gesla;
(c)
se istovetnost vsakega uradnika, ki vnaša ali spreminja podatke ali programe, evidentira v dnevnik delovnih operacij;
(d)
se gesla redno spreminjajo, da se preprečijo morebitne zlorabe;
(e)
se spremembe v strojni in programski opremi pred začetkom uporabe preskusijo in odobrijo, kar pomeni postopek spremembe upravljanja;
(f)
so računalniški sistemi pred nepooblaščenim dostopom zaščiteni s fizičnimi kontrolami, podatke pa je treba shranjevati na varnostne kopije, ki se hranijo na posebnem, zavarovanem kraju;
(g)
se vsi vnosi podatkov preverjajo z logičnimi kontrolami, namenjenimi odkrivanju neskladnih ali nenavadnih podatkov.
Na podlagi sprejete strategije za informacijsko in komunikacijsko tehnologijo je treba izdelati celovito varnostno politiko informacijske tehnologije, da so zagotovljene zaupnost, celovitost in razpoložljivost vseh podatkov.
2.2.7 Postopki morajo zagotoviti, da se vsaka sprememba v stopnjah pomoči ali pogojih za odobritev pomoči evidentira in da se navodila, podatkovne baze in kontrolni listi pravočasno in sproti dopolnjujejo.
2.3 Del naloge ali celotna naloga odobravanja in kontrol se lahko prenese na druge organe in inštitucije pod pogojem, da so izpolnjeni tu navedeni pogoji:
2.3.1 Pristojnosti in obveznosti teh drugih organov in inštitucij, zlasti glede kontrole in preverjanja skladnosti s tem sporazumom, so jasno opredeljene.
2.3.2 Organi in inštitucije imajo učinkovite sisteme, ki zagotavljajo izpolnjevanje nalog na zadovoljiv način.
2.3.3 Organi in inštitucije izrecno potrdijo agenciji, da izpolnjujejo svoje naloge, in opišejo način izpolnjevanja prevzetih nalog.
2.3.4 Agencijo SAPARD je treba redno in pravočasno obveščati o rezultatih izvedenih kontrol, da se lahko vedno upošteva ustreznost teh kontrol, preden se odobri ali poravna zahtevek oziroma se plača račun. Opravljeno delo se podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsako vlogo ali zahtevek oziroma sveženj vlog ali zahtevkov, ali kadar je to primerno, v poročilu za eno leto. Poročilu se priloži potrdilo o upravičenosti odobrenih vlog in zahtevkov ter o naravi, obsegu in omejitvah opravljenega dela. Opišejo se fizična in upravna kontrola ter uporabljena metoda, rezultati vseh pregledov in sprejeti ukrepi v zvezi z ugotovljenimi odstopanji in nepravilnostmi. Spremljajoča dokumentacija, predložena agenciji, mora biti zadostna, da daje zagotovilo, da so bila opravljena vsa zahtevana preverjanja o upravičenosti odobrenih zahtevkov ali računov.
2.3.5 Agencija SAPARD se mora pred odobritvijo projekta in pred odobritvijo pomoči prepričati, da so drugi organi in inštitucije upoštevali postopke, ki so v skladu z merili, določenimi v tem členu.
2.3.6 Merila za oceno vlog in njihov vrstni red morajo biti jasno opredeljena in dokumentirana.
2.3.7 Če drugi organi in inštitucije zadržijo dokumente v zvezi z odobrenimi zahtevki, nastalimi izdatki in izvedenimi kontrolami kot tudi dokumente v zvezi z neizbranimi projekti, morajo ti organi in inštitucije ter agencija vzpostaviti postopke, da se zagotovi evidentiranje lokacije vseh takih dokumentov, pomembnih za posamezna plačila agencije, in da so ti dokumenti na voljo za pregled v prostorih agencije na zahtevo oseb in organov, ki imajo običajno pravico pregledati te dokumente, med katerimi so:
(i)
delavci agencije, ki obdelujejo zahtevek,
(ii)
služba notranje revizije agencije,
(iii)
certifikacijski organ, ki potrjuje letna poročila agencije,
(iv)
pravilno pooblaščeni zastopniki ali predstavniki Skupnosti.
2.3.8 Agencija SAPARD ter organi in inštitucije, na katere se prenesejo naloge agencije SAPARD, sklenejo pisni sporazum. V sporazumu so jasno opredeljene naloge, ki jih mora izvajati organ ali inštitucija, na katero se prenesejo naloge, in vrsta spremljajoče dokumentacije in poročil, ki jih mora pošiljati agenciji SAPARD v določenih rokih. Celoten sistem, vključno z nalogami, ki so bile prenesene na druge organe in inštitucije, je treba prikazati v organizacijski shemi.
Sporazum mora zagotoviti dostop pravilno pooblaščenih zastopnikov in predstavnikov Skupnosti do podatkov, ki jih hranijo organi in inštitucije, na katere so prenesene naloge, tako da ti uradniki lahko pregledajo vloge, kar vključuje tudi preverjanje projektov in prejemnikov pomoči.
2.4 Računovodski postopki zagotavljajo, da so Komisiji predana poročila o izdatkih popolna, točna in pravočasna in da se odkrijejo in popravijo vse napake ali pomanjkljivosti, zlasti s preverjanji in usklajevanjem, ki jih je treba izvajati v presledkih, ki niso daljši od treh mesecev. Zagotoviti je treba popolno revizijsko sled za vsako postavko, knjiženo na račune.
Računovodski postopki agencije SAPARD zagotavljajo, da računovodski sistem lahko za vsak regionalni urad, projekt, pogodbo ali ukrep in podukrep ugotovi skupne stroške, obveznosti, delna plačila in končna plačila v evrih in domači valuti. Določeni morajo biti roki za preklic obveznosti, če delo ni opravljeno v dogovorjenem roku. Takšen preklic je treba pravilno evidentirati v računovodskem sistemu.
2.5 Agencija SAPARD mora imeti notranjo revizijsko ali tej enakovredno službo, ki zagotavlja, da sistem notranjega nadzora agencije učinkovito deluje. Notranja revizijska služba mora biti neodvisna od drugih oddelkov agencije in poročati neposredno vodstvu agencije. Notranja revizijska služba preverja, če so postopki, ki jih predpiše agencija, ustrezni za zagotavljanje skladnosti s tem sporazumom in če so obračunske evidence točne, popolne in pravočasne. Preverjanja so lahko omejena na izbrane ukrepe in podukrepe ter na vzorce transakcij, če načrt revizije zagotavlja, da so v obdobju, ki ne presega treh let, zajeta vsa pomembna področja, vključno z oddelki in službami, pristojnimi za odobravanje, ter službami, organi in inštitucijami, na katere so bile prenesene določene naloge. Delo službe za notranjo revizijo se izvaja v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi, evidentira se v delovnih dokumentih in mora biti razvidno iz poročil in priporočil, naslovljenih na vodstvo agencije. Revizijski načrti in poročila so na voljo certifikacijskemu organu in zastopnikom ali predstavnikom Skupnosti, pravilno pooblaščenim za opravljanje finančnih revizij, in izključno za ocenjevanje učinkovitosti delovanja notranje revizije.
2.6 Pravila za javna naročila storitev, del in blaga v Republiki Sloveniji morajo biti skladna s pravili, določenimi v priročniku Skupnosti z naslovom Pogodbe o nabavi storitev, blaga in del, sklenjene v okviru sodelovanja Skupnosti za tretje države4. Ne velja pa zahteva Komisije za predhodno odobritev, ki jo vsebuje omenjeni priročnik.
2.7 Za druga javna naročila, ki niso predvidena v točki 2.6, pa velja, da morajo biti po poreklu iz Skupnosti ali iz držav, navedenih pod zap. št. 8 razdelka F:
(i)
storitve, dela, stroji in material, ki se nabavijo;
(ii)
material in oprema, ki ju nabavi izvajalec za pogodbe o izvajanju del ali storitev, če po izpolnitvi pogodbe material in oprema postaneta last projekta.
2.8 Agencija za program vzpostavi sistem za prepoznavanje vseh dolgovanih zneskov in za evidentiranje takih dolgov in nepravilnosti v knjigi terjatev do dolžnikov še pred prejemom. Knjiga terjatev do dolžnikov se redno pregleduje, da se sprejmejo ukrepi za izterjavo zapadlih dolgov, zlasti kadar gre za zapadle garancije in vračila. Brez vpliva na peti odstavek 8. člena tega razdelka ali katere koli državne predpise, ki se nanašajo na vračilo dolgov, se vsak finančni prispevek, ki je bil za take zneske in nepravilnosti knjižen v breme Skupnosti, na koncu drugega leta po vpisu v knjigo terjatev do dolžnikov odpiše in odšteje od naslednjega zahtevka za plačilo, kot je predvideno v 9. členu tega razdelka. Vse obresti, ki jih agencija SAPARD dobi povrnjene in ki se nanašajo na prispevek Skupnosti za izterjane dolgovane zneske, je treba knjižiti na račun oziroma račune agencije SAPARD in jih uporabiti samo za program. Agencija SAPARD zagotovi, da so vsi izterjani zneski knjiženi v dobro evro računa SAPARD v 5 dneh po datumu njihovega vračila.
2.9 Agencija SAPARD objavi možnost odobritve pomoči za vse možne vodje in izvajalce projektov, pri čemer se sklicuje na sofinanciranje Skupnosti, da se tako zagotovi čim širša izbira možnih vodij in izvajalcev projektov. Pred začetkom programa naprej pripravi standardne obrazce za vloge z jasnimi navodili za izpolnjevanje in pogoji glede upravičenosti. Možnim upravičencem ali upravičencem se za kakršne koli informacije in obrazce za vloge v zvezi s programom ne smejo zaračunavati nikakršni stroški. Ta določba pa ne vpliva na uporabo dajatev, ki se običajno obračunavajo drugje v gospodarstvu.
2.10 Agencija SAPARD mora pravočasno obdelati vloge upravičencev.
2.11 Agencija SAPARD vzpostavi ustrezen sistem za poročanje o izvajanju vsakega projekta in ukrepa glede na vnaprej določene kazalce. Z dovoljenjem nadzornega odbora in ob soglasju Komisije se ti kazalci po potrebi pregledajo in spremenijo.
2.12 Če pride pri izpolnjevanje vnaprej zastavljenih ciljev do zamud, je treba ukrepati, kar vključuje tudi preklic odobritve projekta, kadar je to primerno. O vseh sprejetih ukrepih se vodi ustrezna evidenca.
2.13 Za hitro pripravo ustreznih poročil o izvajanju projektov in ukrepov se uporablja ustrezen upravljavski informacijski sistem. Ta poročila se na zahtevo dajo na razpolago organu za upravljanje, nadzornemu odboru in Komisiji.