4. člen
Naloge pristojnega organa
1. Republika Slovenija zagotovi, da se pristojni organ pred akreditacijo agencije SAPARD prepriča, da sistem upravne ureditve, računovodstva, plačil in notranjega nadzora agencije zagotavlja:
(a)
da se sprejemljivost zahtevkov in skladnost s tem sporazumom preverita, preden je odobreno izplačilo;
(b)
da so obveznosti in izvršena plačila pravilno in v celoti evidentirani na ustreznih računih;
(c)
da bo potrebna dokumentacija predložena v zahtevanem roku in obliki;
(d)
da se upravičenost vlog in skladnost s tem sporazumom preverita pred podpisom pogodb z upravičenci in knjiženjem obveznosti.
Agencija SAPARD hrani dokumentacijo, na podlagi katere so bila izvršena plačila, in dokumentacijo, ki se nanaša na izvajanje predpisanih upravnih in fizičnih kontrol. Kadar hranijo ustrezno dokumentacijo organi, ki so pristojni za potrjevanje izdatkov, morajo ti organi pošiljati agenciji SAPARD poročila o številu izvedenih pregledov, njihovi vsebini in ukrepih, sprejetih glede na rezultate preverjanja.
2. Republika Slovenija zagotovi, da se sklep pristojnega organa o akreditaciji agencije SAPARD sprejme na podlagi pregleda, ki zajema postopke in organiziranost, navedene v prvem odstavku. V pregled so vključeni zlasti postopki in rešitve, sprejeti za zavarovanje interesov Skupnosti v zvezi s posli, ki se financirajo iz programa, pri čemer je treba upoštevati 5. in 14. člen tega razdelka, in sicer za:
(a)
izvrševanje plačil,
(b)
varovanje premoženja,
(c)
varnost računalniškega sistema,
(d)
vzdrževanje računovodskih evidenc,
(e)
delitev nalog in ustreznost notranjega in zunanjega nadzora,
(f)
jamstva, ki jih je treba pridobiti,
(g)
zneske, ki jih je treba izterjati,
(h)
izbiro projektov, javne razpise, sklepanje pogodb in
(i)
spoštovanje pravil za javna naročila.
3. Pregled, naveden v drugem odstavku, je treba opraviti v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi.
Pristojni organ lahko prenese izvajanje pregleda na druge organe. V vseh primerih pa ostaja za pregled v celoti odgovoren nacionalni odredbodajalec v imenu Republike Slovenije.
4. Akreditacijo je mogoče podeliti začasno za obdobje, ki se določi glede na resnost težav, dokler niso izvedene vse potrebne spremembe upravnih in računovodskih postopkov. Kadar je predvidena taka začasna akreditacija, morajo biti zadovoljivo izpolnjeni pogoji iz 5. in 14. člena tega razdelka in zlasti ta merila:
(i)
pisni postopki,
(ii)
ločitev nalog,
(iii)
preverjanje pred odobritvijo projekta in pred izplačilom,
(iv)
plačilni postopki,
(v)
računovodski postopki,
(vi)
varnost računalniškega sistema,
(vii)
notranja revizija in določbe za javna naročila, kadar je to primerno.
5. Pristojni organ zagotovi, da je računovodski sistem agencije SAPARD skladen z mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi.
6. Če ima pristojni organ zadostna zagotovila, da pregledana agencija SAPARD izpolnjuje vse ustrezne zahteve, nadaljuje postopek akreditacije. Sicer pa da agenciji SAPARD navodila za ustrezno upravno in računovodsko ureditev in jo zlasti opozori na pogoje, ki jih agencija mora izpolniti, preden ji je lahko podeljena akreditacija.
7. Nacionalni odredbodajalec sporoči Komisiji o agenciji SAPARD, ki je bila akreditirana za izvajanje nalog, določenih v 5. členu, te podatke:
(a)
ime in statut agencije SAPARD;
(b)
upravne in računovodske pogoje ter pogoje notranjega nadzora, ki veljajo za izplačila v zvezi z izvajanjem programa;
(c)
akt o akreditaciji, ki ga sestavlja pisno potrdilo, da ta organ izpolnjuje merila za akreditacijo, in v katerem so po potrebi navedena navodila za spremembe in določen rok zanje;
(d)
informacije o:
(i)
odgovornostih, prenesenih na agencijo,
(ii)
razporeditvi nalog med oddelke,
(iii)
njenem odnosu do drugih javnih ali zasebnih organov in inštitucij, ki so prav tako prevzele naloge za izvajanje ukrepov, na podlagi katerih agencija z izdatki obremenjuje program,
(iv)
postopkih, s katerimi se zahtevki upravičencev sprejmejo, pregledajo in potrdijo ter s katerimi se izdatek odobri, izplača in knjiži,
(v)
določbah za notranje revizije.
Nacionalni odredbodajalec Komisijo vnaprej obvesti o vsaki predlagani spremembi teh podatkov, še preden se spremembe začno izvajati.
8. Republika Slovenija zagotovi, da pristojni organ spremlja in nadzoruje akreditacijo in da akreditacijo takoj odvzame, če agencija SAPARD pri svojem delu ne izpolnjuje katerega od meril, navedenih v točkah (i) do (vii) četrtega odstavka. Nacionalni odredbodajalec o tem nemudoma obvesti Komisijo.