Sprejem prijave na javni razpis se potrdi na prijavnem obrazcu. En izvod potrjenega prijavnega obrazca se vrne kandidatu oziroma organizaciji, ki je vložila prijavo (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj).
Če uradna oseba ugotovi, da je potrebno prijavo na javni razpis dopolniti, ker ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, obvesti prijavitelja o pomankljivostih in ga pozove, da jih odpravi v roku 14 dni in opozori na posledice, če le-te ne bo pravočasno odpravil.
Če prijavitelj v določenem roku od prejema poziva za dopolnitev prijave pomankljivosti ne odpravi in le-te niso takšne, da zaradi njih ne bi bilo mogoče oceniti prijave, se le-ta oceni, kot bi bila prijava popolna in pravočasna.
Če gre za pomankljivosti, zaradi katerih ne bi bilo mogoče oceniti prijave, se šteje, da prijava ni vložena. Predložena dokumentacija se vrne prijavitelju.