17. člen
Dokumentacija o pošiljanju in obdelavi osebnih podatkov
1. Vsaka pogodbenica evidentira vsako pošiljanje in vsak prejem osebnih podatkov s strani organa, ki upravlja zbirko podatkov, in organa, ki izvaja iskanje, zaradi preverjanja, ali je pošiljanje skladno s tem sporazumom. Evidentirajo se:
a)
razlog za pošiljanje,
b)
informacije o poslanih podatkih,
c)
datum pošiljanja in
d)
ime ali sklic na organ, ki izvaja iskanje, in na organ, ki upravlja zbirko podatkov.
2.
Za avtomatizirano iskanje podatkov na podlagi 4. in 8. člena velja:
a)
avtomatizirano iskanje smejo opravljati le posebej pooblaščeni uradniki nacionalne točke za stike. Vsaka pogodbenica vodi evidenco, ki ji omogoča, da ugotovi, katere osebe so sprožile ali izvedle iskanje;
b)
vsaka pogodbenica zagotovi, da se evidentira vsako pošiljanje in prejem osebnih podatkov s strani organa, ki upravlja zbirko podatkov, in organa, ki izvaja iskanje, vključno z obvestilom, ali zadetek obstaja ali ne. Evidentirajo se:
i)
informacije o poslanih podatkih,
ii) datum in čas pošiljanja,
iii) ime ali sklic na organ, ki izvaja iskanje, in na organ, ki upravlja zbirko podatkov,
iv) prejemnik podatkov, če so podatki poslani drugim stranem, in
v)
razlog za iskanje.
3.
Podatki, evidentirani v skladu s prvim in drugim odstavkom, se varujejo z ustreznimi ukrepi proti neprimerni uporabi in drugim oblikam neustrezne uporabe ter se hranijo dve leti. Po poteku tega roka hrambe se evidentirani podatki nemudoma izbrišejo, razen če to ni v skladu z notranjim pravom, vključujoč veljavno zakonodajo o varstvu podatkov ali zasebnosti, zakone, ki določajo postopkovne pravice, in pravila o hrambi.