Izpolnjevanju pogojev za napredovanje se ugotavlja na podlagi ocenjevalnega lista, ki je sestavni del tega pravilnika (obrazec 1).
Ocenjevalni list izpolni vodja organizacijske enote oziroma zaposleni, ki ga določi predstojnik organa.
Ocenjevalnemu listu se predložijo dokazila o izpolnjevanju pogojev za napredovanje. Dokazila morajo biti v pisni obliki.
Kot dokazila se štejejo potrdila o opravljenih izpitih ali drugih usposabljanjih, potrdila oziroma ocene, ki jih izda delodajalec in drugi dokumenti, s katerimi je mogoče dokazati izpolnjevani kriterij.
Dokazila mora predložiti zaposleni, razen dokazil, ki jih izda delodajalec.
Pisna dokazila se lahko za napredovanje uporabijo le enkrat, in uporabijo le tista, ki so pridobljena v napredovalnem obdobju.
Predstojnik pravosodnega organa mora zaposlenega na njegovo zahtevo seznaniti z vsebino ocenjevalnega lista.