1. Vlada pogodbenice, na ozemlju katere je razstava načrtovana (v nadaljevanju vlada gostiteljica), mora na urad nasloviti prošnjo za pridobitev prijave ali priznanja ter navesti zakonodajne, uredbene in finančne ukrepe, ki jih predvideva za razstavo. Vlada države, ki ni pogodbenica in želi pridobiti prijavo ali priznanje za razstavo, lahko na enak način naslovi prošnjo na urad, pod pogojem da se zaveže, da bo pri razstavi upoštevala določbe iz I., II., III. in IV. dela te konvencije in pravilnik za njeno uresničevanje.
2. Prošnjo za prijavo ali priznanje mora vložiti vlada, ki je pristojna za mednarodne odnose kraja, v katerem bo načrtovana razstava (v nadaljevanju vlada gostiteljica), tudi če ta vlada ni organizatorica te razstave.
3. Urad z obvezujočimi predpisi določi najdaljše trajanje rezervacije datuma razstave in skrajni rok za vložitev prošnje za prijavo ali priznanje; določi, kateri dokumenti morajo biti priloženi taki prošnji. Z obvezujočim predpisom tudi določi znesek prispevkov za poravnavo stroškov preučitve prošnje.
4. Prijava ali priznanje se odobri, če razstava izpolnjuje pogoje iz te konvencije in ustreza pravilniku, ki ga sprejme urad.