Uporabniki pošljejo Kadrovski službi Vlade Republike Slovenije podatke o novo zaposlenih na obrazcu KE-4 in o spremembah oziroma odjavah zaposlenih na obrazcu KE-14 dvakrat mesečno, in sicer do tretjega v mesecu podatke za drugo polovico preteklega meseca in prvi dan tekočega meseca, do sedemnajstega v mesecu pa podatke za čas od drugega do petnajstega dne v tekočem mesecu.
Obrazcem morajo biti priložene odločbe oziroma sklepi, s katerimi je določena plača zaposlenih.