Uporabnik predloži podpisane pogodbe svoji finančno računovodski službi v petih dneh po podpisu pogodbe. Pogodbi priloži obrazec “Finančni elementi predobremenitev”, na katerem je označeno, da je namenjen za evidentiranje predobremenitev.
Finančno računovodska služba uporabnika podatke iz obrazca evidentira, pogodbe pa arhivira.
K podpisanim pogodbam, v katerih je predvideno predplačilo in za katere je bilo izdano soglasje Ministrstva za finance, uporabniki priložijo tudi dokumentacijo o zavarovanju predplačil.