Sprejem prijave na javni razpis se potrdi na prijavnem obrazcu. En izvod potrjenega prijavnega obrazca se vrne prijavitelju.
Če uradna oseba ugotovi, da je potrebno prijavo na javni razpis dopolniti, ker ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, obvesti prijavitelja o pomanjkljivostih in ga pozove, da jih odpravi v roku 14 dni in opozori na posledice, če le-te ne bo pravočasno odpravil.
Če prijavitelj v določenem roku od prejema poziva za dopolnitev prijave pomanjkljivosti ne odpravi in le-te niso takšne, da zaradi njih nebi bilo mogoče oceniti predloga za subvencioniranje nakupa raziskovalne opreme, se le-ta oceni, kot da bi bila prijava popolna in pravočasna.
Če gre za pomanjkljivosti, zaradi katerih ne bi bilo mogoče oceniti predloga za subvencioniranje nakupa raziskovalne opreme, se šteje, da prijava ni vložena. Predložena dokumentacija se vrne prijavitelju.