Če prejme zadevo strokovni delavec, ki ni pristojen za reševanje, jo pošlje nemudoma delavcu, ki vodi evidenco, s pisarniško odredbo, naj se zadeva pošlje pristojnemu delavcu istega upravnega organa ali pa naj se pošlje drugemu pristojnemu organu.
Strokovni delavci upravnega organa lahko izročajo dokumentarno gradivo drug drugemu le s posredovanjem delavca, ki vodi evidenco. Ta v evidenci ustrezno spremeni signirni znak.
Če strokovni delavec pomotoma prejme zadevo, ki je načelna ali za vodenje pomembna, jo nemudoma pošlje vodji notranje organizacijske enote ob upoštevanju določb prejšnjega odstavka o spremembi signirnega znaka v evidenci.
Spremembe signirnih znakov se lahko vnašajo v evidenco tudi v organizacijskih enotah upravnega organa, če je zagotovljena ustrezna natančnost vnašanja. V tem primeru izroči zadevo drugemu delavcu pisarniško osebje organizacijske enote brez posredovanja vložišča.