Zadeve, o katerih pričakuje upravni organ sporočilo do določenega roka, in zadeve, ki jih glede na njihovo vsebino ni mogoče takoj rešiti, se po pisarniški odredbi strokovnega delavca, ki rešuje zadevo, do določenega roka hranijo v rokovniku. Rok lahko določi tudi minister, predstojnik upravnega organa, načelnik upravne enote ali vodja notranje organizacijske enote.
Rokovnik se organizira v vložišču in se vodi z računalnikom.
Na dan, ko se izteče označen rok, se zadeve vrnejo strokovnemu delavcu. Če se rok izteče na državni praznik ali dan, ko upravni organ ne dela, se zadeve vrnejo zadnji delovni dan pred dnevom, ko organ ne dela.
Če prispejo odgovori ali drugi dokumenti v zvezi z zadevo, ki se hrani v rokovniku, pred iztekom roka, se zadeva takoj pošlje strokovnemu delavcu.
Opustitev pravočasne predložitve zadeve iz rokovnika delavcu organa, ki zadevo rešuje, je hujša kršitev delovne dolžnosti.