Upravni organi morajo trajno hraniti tale gradiva:
-
uradne evidence, ki jih vodijo (registre, katastre, sezname, kadrovske in personalne evidence, vpisne knjige, evidence dokumentarnega gradiva), in dokumente o predaji, arhivskega gradiva arhivu ter o odbiranju in uničenju dokumentarnega gradiva,
-
sejno gradivo s potrjenimi zapisniki sej vlade in njenih delovnih teles,
-
sejno gradivo vseh drugih kolegijskih teles s potrjenimi zapisniki pri vseh upravnih organih,
-
sejno gradivo organov lokalnih skupnosti,
-
dele sejnega gradiva organov javnih zavodov in podjetij ter drugih organizacij, ki se nanašajo na opravljanje upravnih nalog v okviru javnih pooblastil (koncesij),
-
gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov parlamenta, vlade, ministrstev, drugih državnih organov, javnih zavodov in javnih podjetij ter drugih organizacij, ki opravljajo upravne naloge,
-
poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih,
-
zbirna statistična poročila in rezultate raziskav, in sicer v tistem organu, v katerem so nastala,
-
vse tiskane publikacije, če organi ne oddajajo obveznih izvodov pristojnim knjižnicam,
-
zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah, razen zadev s krajšim rokom hranjenja,
-
zadeve v zvezi z izdajo posamičnih odločb in drugih aktov parlamenta, predsednika republike, vlade in ministrstev, izdanih zunaj upravnega postopka,
-
premoženjskopravne zadeve,
-
investicijske, idejne, gradbene, instalacijske načrte poslopij in naprav, ki so v državni lasti ali v lasti organov lokalnih skupnosti,
-
matične knjige o opravljenih strokovnih izpitih in drugih obveznih preverjanjih znanja,
-
zadeve o disciplinski odgovornosti, če je bila izrečena kazen prenehanja delovnega razmerja,
-
zadeve, za katere tako določajo zakoni.
Ministri in predstojniki organov lahko določijo tudi druge zadeve, ki jih je treba trajno hraniti.
Dokumentarno gradivo, ki ga je treba trajno hraniti, mora biti v zbirkah dokumentarnega gradiva ustrezno označeno.