Ministrstvo sklene z izdajateljem monografije pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Ministrstvo pošlje izdajateljem predlog pogodbe in jih pozove k podpisu.
Izdajatelj mora vrniti podpisano pogodbo v 8 dneh skupaj z dokazilom, da je rokopis oddan v tiskarno, računalniško obdelavo ali prevajanje, sicer ministrstvo odstopi od sklenitve pogodbe.