Vnosi v glavno knjigo in pomožne knjige morajo biti izvedeni tako, da so razvidni časovno zaporedje vpisov poslovnih dogodkov v poslovne knjige (dnevnik knjiženja) in spremembe sredstev in obveznosti do njihovih virov, združene po ustreznih kontih.
Organizacija lahko glavno knjigo nadomesti s temeljnima poslovnima knjigama, v katerih hkrati spremlja spremembe sredstev in obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov, združene po posameznih kontih (kartice kontov) in po časovnem zaporedju vpisov poslovnih dogodkov v poslovne knjige (dnevnik knjiženja). Zagotavljanje podatkov glavne knjige s temeljnima poslovnima knjigama organizacija opredeli v svojem splošnem aktu.
Pri računalniškem knjiženju zagotavlja računalniški program pregled po časovnem zaporedju vpisov in pregled po posameznih kontih kot tudi pregled glavne knjige in pomožnih knjig. Pri ročnem in polsamodejnem knjiženju pa je treba vnašati spremembe posebej v glavno knjigo in posebej v ustrezno pomožno poslovno knjigo.