Vodenje glavne knjige je obvezno, vodenje pomožnih poslovnih knjig pa samo, če se verodostojni podatki, ki se po navadi dobivajo na podlagi pomožnih knjig, ne zagotavljajo drugače. Vodenje poslovnih knjig se lahko zaupa drugi strokovno usposobljeni pravni ali fizični osebi. Vpisi v poslovne knjige morajo biti opravljeni na podlagi verodostojnih knjigo-vodskih listin brez pobotanj gospodarskih kategorij, glavna knjiga pa mora kazati finančni položaj organizacije in njen poslovni izid.
Poslovne knjige se za organizacije, ki so ustanovljene po predpisih v Republiki Sloveniji, vodijo v slovenščini in v evrih.
Če se poslovne knjige poslovne enote slovenske organizacije v tujini vodijo v tujini, se poročajoči slovenski organizaciji podatki iz teh knjig dostavljajo vsaj na zadnji dan poslovnega leta. Najmanjši obseg teh podatkov je enak obsegu, ki ustreza postavkam računovodskih izkazov po SRS-jih. Če se SRS-ji in predpisi države, v kateri je poslovna enota, razlikujejo, se postavke, ki se vnašajo v poslovne knjige poročajoče organizacije, prevedejo in izkazujejo v skladu s SRS-ji. Zneski v tujih valutah se preračunajo v evre po referenčnem tečaju Evropske centralne banke, iz utemeljenih razlogov pa se pri terjatvah in dolgovih lahko uporabi tudi ustrezni tečaj poslovne banke, na zadnji dan obdobja, za katero se dostavljajo podatki.
Vpisi v poslovne knjige si morajo slediti po časovnem zaporedju ter biti urejeni, popolni, pravilni in sprotni.
Pred ponovno (pravilno) knjižbo je treba napačne knjižbe in zneske ustrezno razveljaviti. Razveljavitev se lahko izvede izključno na sledljiv način, tako da sta po spremembi razvidna prvotni vpis ter vpis popravka. Računalniški programi, ki na kakršenkoli način dovolijo brisanje že izvedenih knjiženj brez ustrezne revizijske sledi, niso v skladu s Pravili skrbnega računovodenja.