O seji upravnega odbora se piše zapisnik, ki mora vsebovati:
-
zaporedno številko, datum, uro, kraj seje in obliko seje (redna, izredna, korespodenčna),
-
imena prisotnih in odsotnih,
-
povzetek razprav,
-
izid glasovanja,
-
sprejete sklepe,
-
podpis predsedujočega in zapisnikarja.
Kopijo podpisanega zapisnika je potrebno poslati vsem članom upravnega odbora in direktorju najkasneje v 10 dneh po seji. Ostalim osebam, ki so se udeležile seje, pa se pošlje izpis tistega dela zapisnika, ki se nanaša na njihovo razpravo ali poročilo.
Praviloma se pri odločanju glede odobritve garancij, posojil, subvencij, piše zapisnik med sejo samo in ga na koncu seje podpišejo prisotni člani upravnega odbora in zapisnikar.