Dokumentacija gradiv obsega podatke o virih listin in drugih strokovnih podlag, ki so pomembne za evidenco, izvirne listine ali kopije listin.
Dokumentacija gradiv se vodi po naseljih v obliki seznama, ki vsebuje v kronološkem redu uradno številko in datum gradiva, podatek o izdajatelju ter vrsto gradiva.
Gradivo, ki ostane pri organu, ki vodi evidenco, se arhivira v skladu s predpisi, ki veljajo za arhiviranje listin zemljiškega katastra.