Listine za izplačilo akontacije za stroške službenega potovanja je potrebno dostaviti finančno računovodski službi uporabnika najmanj deset delovnih dni pred službenim potovanjem.
Obračun potnih stroškov mora delavec predložiti finančno računovodski službi v roku treh dni po vrnitvi s službenega potovanja, obračun potnih stroškov za potovanje v tujino pa v roku sedmih dni po vrnitvi iz službenega potovanja.
Akontacija in razlika med izplačano akontacijo in dejanskim obračunom se upošteva kot povečanje oziroma zmanjšanje odhodkov proračuna.