VZS vodi evidenco o izdanih potrdilih. Ta vsebuje:
-
datum vpisa;
-
zaporedno številko vpisa;
-
šifro imetnika živali in številko osemenjevalnega okoliša;
-
osebno ime ter datum rojstva imetnika živali;
-
naslov imetnika živali;
-
kraj in datum obiskovanja izobraževalnega tečaja;
-
datum opravljanja izpita;
-
za katero vrsto živali je podeljeno potrdilo o usposobljenosti za osemenjevanje.
Imetnik živali se vodi pod eno šifro, tudi če opravi izpite še za osemenjevanje drugih vrst živali iz lastne reje.
Če so imetniki živali pravne osebe, se šifre dodeljujejo njihovim predstavnikom, ki zanje opravljajo osemenjevanje.