Knjigovodske listine kot podlaga za obravnavanje podatkov so izvirne ali izvedene (pogodbe, obračunske situacije, računi, naročilnice, dobavnice, prevzemnice, reverzi, sklepi, odločbe, dokazila in drugi dokumenti). Izvirno knjigovodsko listino o poslovnem dogodku sestavijo na kraju in ob času njegovega nastanka osebe, ki sodelujejo pri njem in ima naslednjo vsebino:
-
ime in po potrebi naslov uporabnika, ki izda listino,
-
ime in številko ter po potrebi tudi šifro listine,
-
datum in kraj izdaje (pri notranjih knjigovodskih listinah kraj ni nujen),
-
imena oseb, ki sodelujejo v poslovnem dogodku oziroma so pooblaščene predstavljat sodelujoče v poslu;
-
oznake stroškovnih mest (šifra uporabnika ali njegove organizacijske enote) in stroškovnih nosilcev (proračunska postavka, ekonomski namen) ali poslovnih učinkov za listine, iz katerih izhajajo prihodki in odhodki, če se spremljajo po mestih in nosilcih,
-
podlago za poslovni dogodek, razen če je nepomembna,
-
opis poslovnega dogodka z natančno opredelitvijo njegove vsebine,
-
pospise oseb, pooblaščenih za podpis take listine,
-
druge podatke odvisne od okoliščin.