Pri organiziranju notranjih kontrol mora predstojnik neposrednega uporabnika upoštevati zlasti naslednja načela:
1.
Sistem notranje kontrole ter vsi postopki in pomembni poslovni dogodki morajo biti jasno dokumentirani, dokumentacija pa mora biti dostopna.
2.
Posle in pomembne poslovne dogodke odobrijo ali izvajajo upravni delavci v skladu s pristojnostmi.
3.
Posli in pomembni poslovni dogodki morajo biti takoj evidentirani in ustrezno razvrščeni, kar velja tudi za celoten proces in vključuje:
-
začetek posla oziroma poslovnega dogodka in pooblastilo za izvedbo,
-
vse stopnje izvajanja postopka,
-
dokončno razvrstitev v preglednih knjigovodskih evidencah.
4.
Ključne dolžnosti in odgovornosti za odobravanje, izvajanje, evidentiranje in pregledovanje poslov in poslovnih dogodkov morajo biti določene za posamezen delokrog upravnih delavcev.
5.
Za dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca se zahteva:
-
jasna seznanitev z obveznostmi javne predložitve računov z odgovornostmi in dolžnostmi, ki so dodeljene vsakemu upravnemu delavcu,
-
sistematično pregledovanje dela vsakega upravnega delavca v potrebnem obsegu in po vrstah nalog,
-
odobritev dela v odločilnih fazah, da se s tem zagotovi načrtovani potek dela.
6.
Dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca zahteva:
-
spremljanje izvajanja odobrenih postopkov in zahtev,
-
odkrivanje in odpravljanje napak, nesporazumov in neustreznega načina dela,
-
preprečevanje pojavljanja nepravilnih dejanj in ponavljanja teh dejanj,
-
preverjanje učinkovitosti in uspešnosti dela.
7.
Dostop do sredstev in evidenc mora biti omejen na pooblaščene posameznike, ki so odgovorni za njihovo skrbništvo in uporabo. Za zagotovitev odgovornosti je treba sredstva občasno primerjati z evidentiranimi zneski in ugotoviti, če se med seboj ujemajo.
8.
Ob upoštevanju temeljnih zahtev za uspešno in učinkovito delovanje notranjih kontrol, navedenih v tem členu, predlaga predstojnik neposrednega uporabnika podrobne notranje organizacijske predpise (pravilnike, organizacijsko shemo). Ti predpisi urejajo poslovanje neposrednega uporabnika s stališča:
-
poslovodnih dejavnosti, kar se nanaša zlasti na splošne usmeritve ter na načrtovanje, organizacijo in revizijsko funkcijo,
-
programskih dejavnosti, ki se nanašajo na izvajanje nalog neposrednega uporabnika,
-
finančnih dejavnosti, ki obsegajo običajna področja kontrole (predračuni, finančni načrti, denarni tokovi, sredstva in obveznosti ter računovodski podatki).