Na podlagi podpisane odredbe o razmnoževanju pooblaščena oseba pripravi delovni nalog za razmnoževanje dokumenta, ki vsebuje tajne podatke, s katerim se zagotovi sledljivost dela z dokumenti, ki vsebujejo tajne podatke. Ob tem pooblaščena oseba organizira delovne procese, ki so potrebni na podlagi pisarniške odredbe o razmnoževanju potrebni.
Po končanih postopkih se izvod delovnega naloga za razmnoževanje shrani v evidenci tajnih podatkov.