V primeru prejema osebno naslovljene pošiljke s tajnimi podatki se naslovniku gradiva nemudoma na njegov elektronski naslov pošlje obvestilo o gradivu z oznako tajnosti.
Pošiljka s tajnimi podatki stopnje tajnosti INTERNO se do vročitve naslovniku hrani v upravnem območju, pošiljka s tajnimi podatki stopnje tajnosti ZAUPNO ali višje se hrani v varnostnem območju. Ob vročitvi se izpolnita 9. in 10. stolpec evidence prejetih pošiljk.