Pošiljko s tajnimi podatki, ki prispe po pošti, sme pooblaščena oseba prevzeti, če je pošiljka nepoškodovana. Če je pošiljka poškodovana (na primer delno raztrgana kuverta, vidni znaki odpiranja, ipd.), pooblaščena oseba zahteva, da se komisijsko ugotovi stanje pošiljke, šele potem prevzame pošiljko skupaj z zapisnikom komisije.
Če je notranja ovojnica pošiljke s tajnimi podatki poškodovana ali se upravičeno sumi, da je bila odprta, pooblaščena oseba ob navzočnosti še ene pooblaščene osebe o tem sestavi zapisnik, v katerem se navede vrsta in obseg poškodbe ovojnice ter vsebina pošiljke, če je zaradi poškodbe razvidna.