Predstojnik s podpisom dokumenta določi vrsto tajnosti in stopnjo zaupnosti ob nastanku posameznega dokumenta, ob vzpostavitvi evidence oziroma na začetku izvajanja ukrepov in postopkov s policijskega delovnega področja.
Kadar se zaupni podatki na sestankih ali drugih podobnih srečanjih obravnavajo ustno ali s pomočjo multimedijskih pripomočkov, je predstojnik ali delavec, ki ga predstojnik pooblasti, prisotne dolžan obvestiti o vrsti tajnosti in stopnji zaupnosti obravnavanih podatkov. Obvestilo se evidentira v zapisniku ali posebnem uradnem zaznamku, ki mu mora biti priložen seznam prisotnih, potrjen z njihovimi lastnoročnimi podpisi.