(1)
Plačilna agencija lahko posamezna strokovno-tehnična opravila v zvezi z odobritvijo izplačil ali strokovno-tehnična opravila službe za kontrolo prenese na druge pravne ali fizične osebe ali institucije (v nadaljnjem besedilu: druge osebe), če so izpolnjeni naslednji pogoji:
-
da so jasno opredeljene obveznosti drugih oseb pri izvajanju kontrole in preverjanju skladnosti strokovno tehničnih opravil s predpisi Evropskih skupnosti;
-
da imajo vzpostavljen sistem za izpolnjevanje obveznosti;
-
da plačilni agenciji potrdijo, da dejansko izpolnjujejo svoje obveznosti in opišejo sredstva, ki jih pri tem uporabljajo.
(2)
Prenos opravil iz prejšnjega odstavka se izvede s pogodbo ali drugim ustreznim pravnim aktom, ki natančno določa vsebino, postopke in način opravljanja kontrol, poročanje o ugotovitvah kontrol, izmenjavo informacij ter dostop do dokumentacije, izobraževanje in nadzor nad izvajanjem postopkov, določenih v tej pogodbi oziroma pravnem aktu.
(3)
Druge osebe morajo redno in pravočasno poročati plačilni agenciji o rezultatih opravljenih kontrol, tako da se le-ti vedno upoštevajo pred izplačilom zahtevka. Vsebina opravljenih kontrol se podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek ali sveženj zahtevkov ali v poročilu, ki zajema določeno tržno leto.
(4)
Iz poročila mora biti razvidno ali so izpolnjeni pogoji za odobritev zahtevka ter podatki o naravi, obsegu in omejitvah pri opravljanju strokovno tehničnih opravil. Kadar fizična in administrativna preverjanja temeljijo na vzorcu, se opiše metoda, opredelijo se izbrani zahtevki in rezultati opravljenih preverjanj ter morebitna odstopanja in nepravilnosti. Poročilu se predloži dodatna dokumentacija, na podlagi katere je možno ugotoviti, da so bila pred izplačilom opravljena vsa zahtevana preverjanja.
(5)
Kadar pri prenosu opravil druga oseba zadrži dokumentacijo, ki se nanaša na odobrene zahtevke oziroma opravljena preverjanja, določi skupaj s plačilno agencijo mesto hranjenja te dokumentacije. Dokumentacija mora biti dostopna:
-
organizacijski enoti plačilne agencije, ki zahtevek obravnava,
-
službi notranje revizije plačilne agencije,
-
organu, ki potrdi letno poročilo plačilne agencije,
-
pooblaščenim uradnikom Evropskih skupnosti.