(1)
Plačilna agencija mora z internimi predpisi določiti:
-
podrobna pisna navodila za sprejem, evidentiranje in obdelavo vlog in zahtevkov vključno z opisom vse dokumentacije, ki se v teh postopkih uporablja;
-
delitev nalog na način, da noben delavec plačilne agencije ni odgovoren za več kot eno nalogo pri odobravanju, izplačevanju ali računovodstvu plačil, ter da noben delavec plačilne agencije ne opravlja teh nalog, ne da bi njegovo delo nadzoroval drug delavec plačilne agencije;
-
odgovornost vsakega delavca plačilne agencije, vključno z omejitvami njegovih pooblastil, usposabljanje delavcev in politiko rotacije delavcev na izpostavljenih delovnih mestih oziroma politiko povečanega nadzora. Če opravlja delavec tudi druge funkcije izven plačilne agencije in je zaposlen na odgovornem ali občutljivem delovnem mestu, mora plačilna agencija sprejeti ustrezne ukrepe, da bi se izognila navzkrižju interesov;
-
kontrolne liste: vsak delavec plačilne agencije, odgovoren za odobravanje izplačil, mora uporabljati predpisane kontrolne liste, ki jih potrdi s svojim podpisom in vključi v dokumentacijo zahtevka. Kontrolne liste mora potrditi tudi njegov nadrejeni. Potrditvi se lahko izvedeta na elektronski način ob ustrezni zaščiti. Istovetnost podpisnika se vnese v elektronsko evidenco;
-
analizo tveganja in postopke za preprečevanje, odkrivanje in poročanje o goljufijah ter nepravilnostih v zvezi z vloženimi zahtevki, ki se odobrijo šele potem, ko je bilo opravljeno preverjanje skladnosti postopkov s predpisi Evropskih skupnosti in predpisi Republike Slovenije;
-
postopek, s katerim se zagotovi, da se izplačilo izvrši samo upravičencu na njegov bančni račun ali njegovemu pooblaščencu v petih delovnih dneh od dneva, ko se knjiži v breme EKUJS. Plačila v gotovini niso dovoljena;
-
postopek, s katerim se zagotovi, da se vsa plačila, ki niso bila izvršena, ponovno knjižijo v dobro EKUJS;
-
postopke, ki predvidevajo ukrepe, ki zagotavljajo zaupnost, popolnost in dostopnost do vseh računalniških podatkov, in so prilagojenimi organizacijski strukturi in tehnološki opremi plačilne agencije;
-
računovodske postopke, ki morajo zagotavljati, da so mesečna in letna poročila popolna, točna in pravočasna, da se odkrijejo in popravijo kakršne koli napake, zlasti z navzkrižnimi preverjanji in ujemanji, ki se izvajajo v časovnih presledkih, krajših od treh mesecev;
-
postopke za zaščito denarnih sredstev Evropskih skupnosti;
-
postopke za zagotovitev notranjih in zunanjih kontrol.
(2)
Plačilna agencija lahko določi tudi enostavnejše postopke iz prejšnjega odstavka, vendar le za manjši obseg nalog.