Kartoteki iz devete in desete alinee drugega odstavka 23. člena tega pravilnika sta sestavljeni iz vlog za izdajo potnih listin in vizumov, ki so vložene v kartoteko po abecednem redu, in se ločeno hranita pri organu, ki je potno listino ali vizum izdal. Kartoteka iz enajste alinee drugega odstavka 23. člena tega pravilnika je sestavljena iz naznanitev pogrešitve potne listine, ki so vložene v kartoteko po abecednem redu, in se hrani pri pristojnem organu, pri katerem je bila pogrešitev naznanjena.
Ob zamenjavi potne listine na podlagi 20. člena zakona se vloge za izdajo potne listine izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let po izdaji nove potne listine.
Vloge za izdajo potne listine umrlih oseb se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo najmanj pet let.
Vloge za izdajo potnih listin, ki jim je prenehala veljavnost na podlagi 21. člena zakona, se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let.
Vloge za izdajo potnih listin iz 24. člena zakona se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let po izdaji nove potne listine. Naznanitve pogrešitve potne listine se hranijo v kartoteki iz enajste alinee drugega odstavka 23. člena tega pravilnika najmanj pet let po naznanitvi.