Uradna oseba spremlja organizacijo sestanka, s tem da nadzira predvsem izpolnjevanje naslednjih pogodbenih obveznosti:
-
ali je organizator organiziral sestanek v pogodbenem roku
-
ali je organizator najkasneje v 30 dneh po končanem sestanku poslal na ministrstvo:
-
vsebinsko poročilo z navedbo doseženih rezultatov sestanka
-
dokazilo o udeležencih sestanka (seznam prisotnih)
-
po en primerek tiskanih gradiv v zvezi s sestankom
-
obračun na obrazcu “S4”, ki ga predpiše minister, in kopije računov
-
ali je organizator poslal na ministrstvo kopijo računa za tisk zbornika in en izvod zbornika najkasneje v 30 dneh po njegovem izidu
-
ali je organizator na vseh tiskanih gradivih in sporočilih navedel, da je sestanek sofinanciralo ministrstvo.