Kadar predlaga strokovni delavec ali ravnatelj oziroma direktor napredovanje sam, mora k obrazcu priložiti oceno delovne uspešnosti, mnenje o predlogu za napredovanje, dokazila o opravljenem dodatnem strokovnem delu ter dokazila o uspešno končanih programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja v vzgoji in izobraževanju oziroma o pridobljenih dodatnih funkcionalnih znanjih.
Če strokovni delavec ali ravnatelj oziroma direktor, ki vloži predlog za napredovanje sam, k obrazcu ne priloži ocene delovne uspešnosti ali mnenja o predlogu za napredovanje, zahteva ministrstvo, da ju v določenem roku za strokovnega delavca predloži ravnatelj oziroma direktor, za ravnatelja oziroma direktorja pa svet šole, vrtca oziroma zavoda.
Če ravnatelj oziroma direktor zahtevanih dokazil ne predloži v tem roku, ju ministrstvo zahteva od sveta šole, vrtca oziroma zavoda.