Vloga za zunanjo evalvacijo mora biti pripravljena v skladu z ZViS in temi merili. Izpolnjena mora biti v elektronski obliki na z merili predpisanem obrazcu in elektronsko podpisana s kvalificiranim digitalnim potrdilom (SIGEN-CA, AC-NLB, HALCOM-CA, POSTAR-CA, SIGOV-CA). Šola mora potrdilo poprej registrirati v varnostni shemi. Priloge se pripnejo na elektronski obrazec v elektronski obliki.
Priloge za evalvacijo so:
Prilog pod 6., 7., 8. in 10. točko ni treba priložiti, če so načrti in poročila vsebovani v samoevalvacijskem poročilu šole.
Vloga je v slovenskem jeziku. Če so priloge v tujem jeziku, lahko agencija od šole zahteva, da predloži prevod dela ali vseh prilog. V spornih primerih pa agencija od šole zahteva overjen prevod.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka je treba povzetek vloge kot prilogo oddati tudi v angleškem jeziku, če je to potrebno za objektivno presojo.
Vloga se vloži pri agenciji. Agencija vlogo obravnava v skladu s sprejetim letnim načrtom.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka so postopki za izredno evalvacijo prednostni.