Pooblaščena oseba vpiše podatke o osebi na prestajanju kazni v centralno elektronsko evidenco podatkov (v nadaljnjem besedilu: centralna evidenca) iz 40. člena zakona, razen podatkov iz 36. člena zakona, tisti dan, ko je oseba sprejeta na prestajanje kazni. Vpis opravi na podlagi podatkov, zapisanih v matični knjigi in osebnem spisu ter podatkov, ki jih pooblaščene osebe zberejo neposredno od osebe na prestajanju kazni.
V centralno evidenco vpiše pooblaščena oseba tudi podatke o osebi, ki prestaja uklonilni zapor. Vpis opravi na podlagi podatkov iz matične knjige in osebnega spisa take osebe.
V centralno evidenco se ne vpisuje podatkov, ki se beležijo v osebnem spisu v obliki poročil in drugih pisnih sestavkov.
Pooblaščena oseba mora podatke v centralno evidenco vpisovati skrbno in natančno. Vpisani podatki se morajo ujemati s podatki v matični knjigi in osebnem spisu. Pooblaščena uradna oseba lahko pomotni vpis v centralni evidenci tudi popravi.