Za zbiranje podatkov iz 33., 35. in 131. člena zakona pooblasti direktor oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda ustrezno usposobljenega delavca zavoda (v nadaljnjem besedilu: pooblaščena oseba).
Podatke iz 34. in 36. člena in tretje alinee drugega odstavka 131. člena zakona pridobivajo po pooblastilu upravljavca zbirke podatkov vsak s svojega delovnega področja psihologi, pedagogi, sociologi, vzgojitelji, socialni delavci in drugi strokovni delavci iz 21. člena pravilnika o izvrševanju kazni zapora (v nadaljnjem besedilu: člani strokovne skupine).