Osebne spise oseb na prestajanju kazni, hrani pooblaščena oseba v ustrezno zavarovanem prostoru oziroma omari.
Pooblaščena oseba mora osebne spise oseb na prestajanju kazni dati na vpogled članom strokovne skupine, če jih ti potrebujejo pri svojem delu oziroma, če morajo vanj vnašati zahtevane podatke. Pooblaščena oseba je dolžna dati osebni spis na vpogled tudi direktorju, drugim pooblaščenim delavcem zavoda oziroma uprave ter pooblaščenim uradnim osebam, ki opravljajo nadzor nad delom zavodov.
Osebe iz prejšnjega odstavka so dolžne osebni spis vrniti pooblaščeni osebi praviloma ob koncu delovnega časa.
Na zahtevo Ministrstva za pravosodje, Generalnega urada, sodišč in drugih upravičenih državnih organov mora pooblaščena oseba tem organom poslati osebni spis osebe na prestajanju kazni. Osebni spis morajo navedeni organi po uporabi nemudoma vrniti zavodu.