Matično knjigo vodi pooblaščena oseba na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim.
Pooblaščena oseba mora osebe na prestajanju kazni in osebe, ki prestajajo uklonilni zapor vpisovati v matično knjigo po vrstnem redu sprejema na prestajanje kazni zapora na dan nastopa kazni, razen če je bila oseba sprejeta na prestajanje kazni izven delovnega časa, na dan državnega praznika, nedeljo ali na drug dela prost dan. V tem primeru jo v matično knjigo vpiše prvi delovni dan po nastopu kazni.
Če se podatki spremenijo po vpisu v matično knjigo, mora pooblaščena oseba te spremembe oziroma popravke vpisati v matično knjigo takoj, ko dobi uradni dokument o spremembi.