Uradna oseba pripravi predlog pogodbe o sofinanciranju nabave tuje znanstvene literature in baz podatkov ter jo posreduje upravičencu v podpis.
S pogodbo se določi višina namenskih sredstev, obveznost zagotavljanja dostopnosti nabavljenega gradiva in nadzor nad namensko porabo sredstev.
V primeru, da ministrstvo ugotovi, da se dodeljena sredstva uporabljajo nenamensko, lahko minister odstopi od pogodbe in zahteva vrnitev nenamensko porabljenih sredstev.